Administrowanie Wspólnotami Mieszkaniowymi
Zarządzanie Nieruchomością to dla Admin Complex nie tylko wykonywanie czynności administracyjnych, lecz także aktywne doradztwo. Planowane przez nas działania mają na celu zabezpieczenie oraz – gdy jest to możliwe – podwyższenie wartości rynkowej nieruchomości. Wszystkie wiążące się z nimi decyzje pozostają w rękach Zarządu Wspólnoty/Właściciela.
Admin Complex zapewnia obsługę nieruchomości w zakresie:
- czynności związanych z kreatywnym doradztwem oraz planowaniem działań Wspólnoty Mieszkaniowej,
- aktywnej pomocy przy przejęciu nieruchomości od dewelopera lub administratora,
- organizacji Wspólnoty Mieszkaniowej,
- egzekwowania uprawnień Właścicieli z tytułu gwarancji i rękojmi na budynek,
- bieżącej obsługi administracyjnej Wspólnoty Mieszkaniowej,
- obsługi księgowej.
Czynności związane z kreatywnym doradztwem oraz planowaniem działań Wspólnoty Mieszkaniowej
- ustalanie i wprowadzanie procedur operacyjnych zgodnych z celami Właścicieli Nieruchomości,
- analizowanie i opracowywanie według potrzeb koncepcji działania dostawców usług dla nieruchomości,
- doradztwo w zakresie kosztów utrzymania nieruchomości oraz sugerowanie działań optymalizacyjnych,
- analizowanie ofert dotyczących umów o dostawy, roboty bądź usługi oraz doradztwo w w/w zakresie,
- przygotowywanie i negocjowanie umów związanych z utrzymaniem nieruchomości.
Aktywna pomoc przy przejęciu nieruchomości
- uporządkowanie stanu technicznego oraz prawnego nieruchomości, potwierdzone odpowiednimi dokumentami, będące podstawą jej bieżącego funkcjonowania,
- uzgodnienie z byłym administratorem lub zarządcą trybu przejęcia nieruchomości w przypadku, gdy Wspólnota/Właściciel nie ma jeszcze uporządkowanych aspektów z tym związanych,
- weryfikacja stanu prawnego i faktycznego nieruchomości, sporządzenie wykazu lokali i ich właścicieli, a także zebranie i aktualizacja aktów notarialnych,
- analiza stanu wszystkich wymaganych dokumentów wraz ze zleceniem i wyegzekwowaniem ich uzupełnienia (dokumentacja techniczna budynku, instrukcja obsługi i eksploatacji, decyzja urzędu o dopuszczeniu budynku do użytkowania, aktualne protokoły przeglądów technicznych, księgi obiektu budowlanego, dokumentacja administracyjna, eksploatacyjna i finansowa oraz wszystkie pozostałe dokumenty),
- przejęcie bieżących spraw wraz z dokumentacją (np. prace remontowe),
- weryfikacja podpisanych już umów,
- protokolarne przejęcie nieruchomości.
Organizacja Wspólnoty Mieszkaniowej
- sformalizowanie istnienia Wspólnoty Mieszkaniowej,
- wystąpienie o nadanie numeru identyfikacji Regon,
- wystąpienie o nadanie numeru identyfikacji NIP,
- utworzenie rachunku bankowego Wspólnoty Mieszkaniowej,
- stworzenie pierwszego budżetu i podstawowych uchwał,
- ubezpieczenie nieruchomości,
- późniejsza aktualizacja danych.
Egzekwowanie uprawnień właścicieli z tytułu gwarancji i rękojmi na budynek
- zlecenie wykonania przeglądów i ekspertyz dotyczących stanu budynku ,
- analiza i wybór sposobu egzekwowania uprawnień (negocjacje, droga sądowa),
- nadzór nad realizacją wybranego sposobu egzekwowania.
Obsługa administracyjna
- zawieranie i zmiana, w imieniu Wspólnoty Mieszkaniowej/Właściciela, umów na dostawę mediów oraz bieżąca kontrola realizacji tych umów,
- zawieranie i zmiana, w imieniu Wspólnoty Mieszkaniowej/Właściciela, umów z firmami utrzymującymi nieruchomość w stanie nie pogorszonym (w tym utrzymanie porządku i czystości) oraz lustracja wykonanych zadań,
- zawieranie umów dotyczących ubezpieczenia nieruchomości,
- przechowywanie dokumentacji technicznej nieruchomości oraz prowadzenie bieżącej, wymaganej przepisami dokumentacji budynków w tym Książki Obiektu Budowlanego,
zlecanie usuwania awarii urządzeń technicznych zapewniających stałą dostawę wszystkich mediów i dbanie o prawidłową eksploatację urządzeń należących do wyposażenia nieruchomości, - zlecanie wykonania planowanych remontów, nadzór nad wykonaniem prac i ich końcowy odbiór,
- sprawowanie kontroli nad pracownikami ochrony osiedla,
- nadzorowanie użytkowania nieruchomości zgodnie z jej przeznaczeniem,
organizowanie zebrań Wspólnoty i przygotowywanie projektów uchwał, - realizacja uchwał Wspólnoty,
- sporządzanie rocznego Planu Gospodarczego i planu remontów,
- reprezentowanie interesów Wspólnoty Mieszkaniowej/Właściciela w ewentualnych sporach z firmami i osobami trzecimi,
- wykonywanie innych czynności niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania nieruchomości.
Obsługa księgowa
- prowadzenie pozaksięgowej ewidencji kosztów zarządu nieruchomością wspólną,
obsługa rachunku bankowego, - prowadzenie dokumentacji dotyczącej poszczególnych właścicieli oraz eksploatacji nieruchomości i działań Wspólnoty,
- dokonywanie rozliczeń i zapłaty za usługi wykonane na rzecz Wspólnoty Mieszkaniowej/Właściciela,
- prowadzenie i aktualizowanie spisu właścicieli lokali oraz przypadających im udziałów w nieruchomości,
- sporządzanie sprawozdań z wpływów i wydatków na nieruchomości,
- przygotowywanie zeznań do Urzędu Skarbowego i sprawozdań GUS,
- windykacja należności uchwalonych przez Wspólnotę opłat stałych, zaliczkowych i na cele remontowe.